Que dit la loi ?
La BDESE légale (n° 2013-504 du 14 juin 2013), relative à la sécurisation de l’emploi, qui concerne en 1er lieu les entreprises de 300 salariés et plus, mais elle a été élargie un an plus tard aux entreprises de 50 salariés et plus. Les entreprises de moins de 50 salariés ne sont, en revanche, pas concernées par cette loi.
La BDESE est un outil très important pour les membres du CSE (Comité Social et Économique). La BDESE a pour objectif de les informer sur la situation sociale, économique et financière de l’entreprise. Elle est utile pour la préparation de 3 consultations annuelles obligatoires à savoir :
- Les orientations stratégiques et leurs conséquences,
- La situation économique et financière de l’entreprise,
- La politique sociale et les conditions de travail de l’emploi.
L’ensemble de ces informations contribuent à donner une vision claire et globale de la situation de l’entreprise.
Comment peut-on mettre en place une BDESE ?
Un accord d’entreprise est le moyen le plus simple de mettre en place une BDESE, dans le cas où les conditions de son encadrement ne sont pas détaillés dans la convention collective. Cet accord peut alors définir :
- L’architecture et le contenu de la BDESE (sachant qu’aucune forme n’est imposée par la loi),
- Les critères de consultation et d’utilisation de la base,
- Le fonctionnement de la base.
Si aucun accord n’a été signé sur l’accessibilité de la BDESE, cette dernière doit alors être accessible de manière permanente à tous les membres du CSE.
Auparavant, la consultation pouvait se faire via un support informatique ou papier. Aujourd’hui, le support informatique est obligatoire pour les entreprises de 300 salariés et plus (sauf accord d’entreprise dérogatoire).
En tout état de cause, l’ensemble des personnes ayant accès à la BDESE doivent respecter une obligation de discrétion, car les informations présentes sur la BDESE ont un caractère confidentiel.
En l’absence d’accord, les informations obligatoires à indiquer sur la BDESE sont différentes en fonction de l’effectif, mais les neuf thématiques sont les mêmes, à savoir :
- Les investissements (social, matériel et immatériel),
- L’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes,
- Les fonds propres, endettements et impôts,
- La rémunération des salariés et des dirigeants,
- Les activités sociales et culturelles,
- La rémunération des financeurs,
- Les flux financiers à destination de l’entreprise,
- Les partenariats (sous-traitance),
- Les transferts de capitaux, les cessions, fusions et acquisitions réalisés.
Selon l’effectif, les points de chaque thématique sont abordés de façon différente. Le tableau ci-dessous répertorie l’ensemble des points à traiter en fonction de l’effectif de l’entreprise.
Pour chaque indicateur, les données doivent porter sur 6 ans.
À noter que l’accord d’entreprise peut également prévoir que la BDESE n’aura plus à renseigner les informations sur les 2 années précédentes et les perspectives sur les 3 années suivantes.
Objectifs, enjeux et risques
L’objectif de cette BDESE est de permettre aux employeurs de constituer une base à l’information et à la consultation des représentants du personnel sur les orientations stratégiques de l’entreprise, tout en montrant leurs conséquences sur l’activité, l’emploi, l’évolution des métiers, des compétences et l’organisation du travail.
La BDESE a pour vocation de renouer le dialogue social entre la direction et les partenaires sociaux sur des questions de fond.
Concernant les enjeux, ils sont multiples.
En premier lieu, la BDESE représente un enjeu légal. Comme évoqué précédemment, il s’agit d’une obligation relative à la sécurisation de l’emploi. Le décret d’application précise, en fonction de la taille de l’entreprise, l’ensemble des informations devant figurer dans la BDD. Les entreprises ont tout intérêt à se conformer aux exigences imposées par l’obligation en mettant une BDESE simple d’utilisation d’autant plus qu’il est demandé une historisation des données sur 6 ans (2 précédentes à l’exercice, l’exercice lui-même et 3 postérieurs à l’exercice afin de connaître les tendances).
Vient ensuite l’enjeu organisationnel. La mise en place d’une BDESE est néanmoins un exercice complexe notamment avec la problématique des actualisations et archivages des données, mais également dans le choix des indicateurs et des données qui vont alimenter la BDESE. La plupart du temps, les données demandées par la BDESE sont déjà existantes dans les entreprises, mais dans différents services. L’entreprise se doit de répertorier ses sources afin de faciliter la ventilation des données dans les bonnes rubriques de la BDESE.
L’enjeu stratégique pour le dialogue social a également une très forte importance. L’un des objectifs principaux de la BDESE est la refonte du dialogue social dans les entreprises. L’enjeu stratégique consiste à simplifier et approfondir les échanges d’informations entre la direction et les représentants salariaux. Les entreprises n’ont pas attendu la BDESE pour communiquer avec leurs partenaires sociaux, mais auparavant aucun formalisme n’était imposé (tableaux de bords, mails, compte rendu, etc.). La BDESE permet une uniformisation de la communication.
En l’absence de BDESE, l’employeur se rend coupable de délit d’entrave. Il s’agit d’une infraction caractérisée par :
- Un élément légal : la loi est effective pour toutes les entreprises de plus de 50 salariés,
- Un élément matériel : l’absence de BDESE au sein de l’entreprise caractérise l’élément matériel,
- Un élément moral : représenté par l’omission volontaire de la BDESE.
En cas de délit d’entrave avéré pour non-réalisation (ou réalisation partielle) du BDESE, le chef d’entreprise encourt une amende de 7 500 € (en cas de récidive, elle peut être multipliée par dix, soit 75 000 €).
Quelle option choisir pour la mise en place d’une BDESE ?
La difficulté dans la mise en place d’une BDESE réside en 2 points :
- Le format de la BDESE,
- L’intégration des données dans la BDESE.
Concernant le format, la loi n’impose pas de modèle officiel, mais un contenu qui varie selon l’effectif de l’entreprise. Le support quant à lui est obligatoirement informatique pour les entreprises d’au moins 300 salariés (sauf accord prévoyant autre chose), et reste à la discrétion des entreprises dont l’effectif est compris entre 50 et 299 salariés.
Comme vu précédemment, le décret impose un historique des données sur 6 ans, partant de ce constat, il parait plus opportun d’utiliser un support informatique.
Se pose alors la question du RGPD qui réglemente la collecte des données personnelles. En principe, la BDESE ne contient pas ce type d’informations, car les données ne sont pas nominatives, mais les données personnelles des utilisateurs sont belles et bien présentes.
Avec un support informatique, la question de sécurité devient également un sujet important. Il est donc primordial de définir des droits d’accès limités et sécurisés par des mots de passe.
Concernant l’intégration des données dans la BDESE, la vraie question réside dans le choix de l’application pour la gestion de la BDD.
Excel ou une application spécialisée ?
La loi n’impose pas de formalisme concernant le support de la BDESE, les seules obligations résident dans le contenu des rubriques et dans la disponibilité des informations par les utilisateurs et notamment l’accessibilité du CSE.
L’ensemble de ces points peuvent être un frein pour l’utilisation de la BDESE via Excel.
Une autre problématique concernant Excel réside dans l’alimentation des rubriques de la BDESE. S’il est relativement simple, d’extraire des données provenant du logiciel de paie, le SIRH ne peut répondre à l’ensemble des obligations de la BDESE. En effet, les rubriques sont nombreuses et proviennent d’univers différents (finance, santé-sécurité, économique, etc.). Outre la multitude de sources de données, pour certaines informations, la saisie manuelle s’avère indispensable.
La dernière difficulté dans l’utilisation d’Excel pour la BDESE relève de l’archivage et des mises à jour des données. Ces derniers s’avèrent complexes et fastidieux. Sans oublier la gestion des droits de visibilités des données qui est impossible à réaliser avec Excel.
Certes aujourd’hui, la majorité des entreprises possèdent Excel et sont tentées de l’utiliser pour la rédaction de sa BDESE, mais les obligations autour de cette base rendent le sujet complexe.
C’est pourquoi des applications ont été créées par des développeurs. À l’heure actuelle de nombreuses entreprises proposent des solutions diverses, pour la plupart en mode SaaS (solution informatique reposant sur un accès à l’outil via Internet sous forme d’abonnement), chacune possédant ses forces et ses faiblesses.
Pour choisir son prestataire, l’entreprise doit se focaliser sur :
- La prise en compte de la sécurité tant dans l’hébergement que dans la prise en compte du RGPD,
- La facilité d’accès à la base pour gérer l’ensemble des documents,
- La qualité du prestataire notamment sur d’autres solutions RH.
